Universiteit Twente behoudt grip op de documentstromen dankzij Meridian
De Universiteit Twente heeft Betagraphics benaderd om hen te helpen met het managen van de documenten en de tekeningen die nodig zijn voor het beheer van gebouwen en terreinen. Het universiteitsterrein beslaat een oppervlakte van 156 hectare met 69 gebouwen met een totale vloeroppervlakte van 200.000 m2.
Voor het beheer en de instandhouding van de gebouwen en infrastructuren zijn een zeer groot aantal documenten en tekeningen benodigd waarvan een groot aantal door nieuw-, verbouw of onderhoud voortdurend aan verandering onderhevig zijn. Vaak zijn hierbij aannemers en/of installatiebureaus betrokken die nieuwe documenten aanleveren of bestaande documenten aanpassen.
Documentstromen
De afdeling Faciliteit Beheer van de UT is verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van deze documentstromen en maakte hiervoor gebruik van standaard windows netwerk mappen in combinatie met Excel Spreadsheets. Op aangeven van Betagraphics is de implementatie van het document beheersysteem BlueCielo Meridian gestart. Dit DMS gaat de UT behulpzaam zijn bij het uitvoeren van versiebeheer en het onderscheiden van zogenaamde “As-Built” tekeningen en de projectversies hiervan (ook wel “To-Built” tekeningen genaamd).
Metadata
Door het toevoegen van Metadata worden documenten op de juiste wijze geclassificeerd en gerangschikt.
Op basis van BlueCielo Meridian behoudt de afdeling FB van de UT zijn grip op de documentstromen en wordt verzekerd dat elke belanghebbende een snelle toegang heeft tot de juiste documenten en hierbij tevens gebruik maakt van de juiste versies.
